片付け

書類整理が苦手!まずは取扱説明書をアプリと個別フォルダーで整理する

アイキャッチ  書類整理取説 圧縮

今月に入ってから、本格的に家の中の書類整理を始めました。

これまでも不要になった書類はある程度処分してきたのですが、詰めが甘く、また溜まってきてしまったので、今回は本格的に取り組み中!

最初に大まかな分類をして、まずは「取扱説明書」の書類整理から開始。

まだ全ての書類整理が終了したわけではないのですが、モチベーションを上げるために、一旦「取扱説明書」の書類整理のみを完成させました!

どちらかというと飽きっぽい性格なので、他の書類整理をこのまま継続するために、ブログにてどの様に整理したのかをご紹介!(ネットに上げて自分を追い込む作戦)

もし今後、次の書類整理記事がなかなか出てこない場合は、

「ころゆりさん、ちゃんと書類整理続けてる?」

とTwitterなどで叱咤激励をいただけると助かります(笑)

【書類整理をするか迷っている方へ】

私も長年すっきりしない状態でしたが、なんとか他の方の知恵をお借りして、現在本格的に家中の書類整理に取り組み始めました。かなりマイペースな私ですが、良ければ一緒に書類の片付けをしてみませんか?私も仲間がいると励みになりますので♪(*^^*)

書類整理準備編 大まかに書類の種類を把握する

今回、本格的に書類整理を開始するにあたり、まずは家の中にどんな種類の書類があって、最終形はどう分類したいのかを大まかに考え、大きく7つのグループ(大分類)に分けてみました。
(※最終目安として、1グループが無印良品の幅10cmファイルフォルダー1個分)

  • 1)取扱説明書
    (家電など)
  • 2)町内会関係
    (役員名簿・大役時の控え・回覧板控え・防災マップ・他)
  • 3)保険・車関係
    (生命保険・医療保険・家財保険・火災保険・車&バイク保険・自動車税・車検関係)
  • 4)お金・税金関係
    (クレカ・住宅ローン・銀行・証券・年金・固定資産税・住民税・年末調整・ふるさと納税)
  • 5)暮らし
    (通信関係・医療関係・水道光熱費・ショップ契約控え・ネット契約控え)
  • 6)不動産関係
    (住宅会社関係・登記関係・住設関係)
  • 7)ブログ関係
    (銀行・クレカ・ASP・経費控え・申告控え・他)

これから書類整理をしていくうちに、もっと量が減ったり、わかりやすい分類方法が見つかるかもしれませんが、ひとまずこの分類で進めてみます。

この分類は、あくまでも我が家の場合です。
例えば、我が家は車に関する書類をひとまとめにしていますが、

「自動車税は税金のグループがいい」

など、各家庭によって考え方が異なるので、もし書類整理に取り組む方は、ご自身にあったグループ分けをしてくださいね。

今現在、最終段階まで終わったのが、「1)取扱説明書」のみで、あとは書類を減らすところまで進んでいるグループが2つ。

まだまだ時間がかかりそうですが、今回は飽きないように頑張ります!

次は、「1)取扱説明書」のグループについて、実際にどんな変化があったのかをご紹介していきます。

取扱説明書を「紙」と「デジタル」に仕分け

取扱説明書の書類整理をするにあたり、今回初めて「トリセツ」というアプリがあることを知り、早速利用してみました。

使用方法は簡単で、「品番」を入れて該当データがあれば、その商品を自分のアプリに登録すると、取扱説明書をアプリ内で確認できるというもの。

商品によっては消耗品なども表示されているので、フィルターなどの買い替え時にも簡単に品番確認ができ、とても便利です♪

該当品番がない場合はリクエストをすることも可能です。
ただし、古すぎて取扱説明書データがない商品もありました。
今後見る可能性は低いものの、念のため、紙の取扱説明書を撮影して、アプリ内に保存してから、紙の取扱説明書を処分しました。

ただ、夫は「紙」の取扱説明書の方が好きなので、すべてデジタルデータのみに変更はせず、お手入れ方法を見る可能性のある家電などは、アプリにも登録しつつ、紙ベースで残しました。

また、「保証書」が紙の取扱説明書に印刷されている商品があり、まだ保証期間が過ぎていないものについては、アプリ登録もしつつ、紙ベースで保管することになりました。

取扱説明書の書類整理 ビフォーアフター

古くなった家電などの取扱説明書は、以前にも断捨離した経験があるのですが、思った以上に残っていました。

断捨離前の取扱説明書の状態がこちら↓

書類整理 取説 断捨離前W480 圧縮

取扱説明書だけで約20cmの幅を取っています。

ファイルも色もバラバラで、見た目もイマイチですね…。

この取扱説明書の中から、

  • 壊れたり古くなってすでに自宅にない商品
  • 何年も見ていないもので、今後も見ないと思う商品
  • 重複している商品
  • アプリ内の取扱説明書で十分な商品

に当てはまる取扱説明書を抜き出してみたところ、半分程度処分することになりました。

下の画像は処分した取扱説明書です。↓

書類整理 取説 断捨離量01 W480 圧縮
書類整理 取説 断捨離量W480 圧縮

「トリセツ」アプリに登録しながら作業していたら思ったよりも時間がかかり、2日間に分けて作業することになったので画像が2枚となりました。

想定外に山積み~(^_^;)

残った取扱説明書を整理するために、今回は見た目も整えていこうと思い、個別フォルダーなどを購入しました。

こちらです↓
(※画像内の「どっさり個別フォルダー」は、取扱説明書以外で使用。)

書類整理 フォルダー3種W480 圧縮

▼我が家が購入した「個別フォルダー」

書類整理 無印BOX01 W480 圧縮

▼我が家が購入した「無印良品ファイルボックス」

紙ベースの取扱説明書を整理していく作業の順番は

  • PCで個別フォルダー用(中分類)・クリアフォルダー用(小分類)のラベルを作成する
  • それぞれにシールを貼り、中分類の中に小分類を入れ、
  • 最後にファイルボックス(大分類)に入れて完成

実際、どうなったのかを画像でご紹介します。

まずは、エクセルでラベルデータを作り、自宅にあったノーカット版A4ラベル(はがせるタイプ)に印刷。

手書き文字でOKの方は、インデックスシールを購入して1つずつ記入していけば大丈夫です。

私は自分の文字が嫌だったので、パソコンで作成しました(笑)

  • 個別フォルダーの色に合わせて、「中分類」は「背景グレー・黒文字」
  • クリアフォルダーはインデックスシールのように「白い余白」も作成し、「背景なし・黒文字」

実際に印刷したシールがこちらです↓

書類整理 ラベルA4W480 圧縮

上記画像シールの内容は、

  • 個別フォルダー用・中分類
    ⇒ 例:冷暖・空清・除湿(背景グレー・黒文字)
  • クリアフォルダー用・小分類
    ⇒ 例:エアコン・居間(背景なし・黒文字・余白つき)

次はシールをカットして貼る作業です。
\(^o^)/

▼まずは、「中分類」グレーの個別フォルダーにシールを貼って、

書類整理 ラベル中分類01W480 圧縮
書類整理 ラベル中分類貼付け01W480 圧縮

▼次は、「小分類」クリアフォルダーにインデックスシールのように下の位置に貼り、(閉じている側に)

書類整理 ラベル小分類W480 圧縮

▼先程シールを貼った「中分類」グレーの個別フォルダー内に、「小分類」クリアフォルダーを入れる

書類整理 ラベル中小分類 例W480 圧縮

▼あとは同じことを繰り返して、取扱説明書の書類整理完成形がこちら

書類整理 取扱説明書完成W480 圧縮

パッと見、小分類用インデックスシールが多すぎて見にくい印象がありますが、夫を実験台にして、

「和室のエアコンの説明書はどれでしょう?」

と言ってみたら、スムーズに取り出してきて、

「見やすくなった!」

と言っていたので、我が家の取扱説明書の書類整理は今回はこれで完成です♪

小分類のインデックスを少なくする方法としては、我が家の場合では

  • 「居間」「夫妻」「子供」の3つに分けているエアコンを、「どっさり個別フォルダー」に1つにまとめる

などをすると、小分類のインデックスシールがエアコンだけで2つ減るので、もう少しすっきりしそうですが、ワンアクションで取り出す状態にしたかったので、しばらくはこのままの状態にしておきます。

▼我が家が購入した「どっさり個別ホルダー」

まとめ:取扱説明書の書類整理はデジタル化も活用してみよう

1家庭だけの書類でも、本当にたくさんありますよね。

結婚当初のアパート暮らしの頃と比べると、格段に保管書類が増えました。

取扱説明書すべてを「トリセツ」アプリに登録したり、PDFデータにしてクラウド上に保管したりして、すべて紙の取扱説明書は処分したという方もネット上でお見かけしましたが、我が家は紙好き世代なので、なかなか全部処分ということはできませんでした。

私自身も、

「もしアプリが使えなかったら?」

と考えてしまう部分もあったので、夫が紙で見る可能性のある取扱説明書は、これまで通り紙のまま保管することにしました。

他の家庭より、まだ紙の取扱説明書の量は多いのかもしれませんが、今回の断捨離で半分に減って見やすくなったので、満足しています♪

これから書類整理に取り掛かろうとしている方にとって、この記事が少しでもお役に立つことができれば幸いです。

最後までお読みいただきありがとうございました!

他にも、節約関係や片付け記事なども書いています。お時間があれば、こちらもあわせてお読みいただけると嬉しいです♪

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