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書類整理2 町内会資料を仕分け!約20年分の名簿や回覧類を全出しして整理する

アイキャッチ 書類整理町内会 圧縮

町内会の資料、あなたはどのように整理していますか?

  • 「いつでも見返しができるように、ファイリングしている。」
  • 「とりあえず、重要なものだけ残して、あとは処分する。」
  • 「届いた順に重ねて保管しているだけ」
  • 「1年経ったら捨てる」

など、色々な保管方法があると思います。

そもそも町内会に入っていないので、資料自体がないご家庭もあるかもしれませんね。

我が家の場合、町内会に加入してから、既に20年以上になります。

これまでは町内会資料をもらった順に、クリアポケットに入れてパラパラとページをめくるような状態になるような整理の仕方をしていましたが、20年分はさすがに重く、見づらくなってきたので、今回、種類ごとに仕分けし、整理方法を変更してみました。

この記事では、書類整理が苦手な私が、どのように町内会資料を仕分けし整理したのかを画像やイラストを使って具体的にご紹介していきます。

※前回の書類整理記事に対してTwitterにてコメントやいいね等をいただきありがとうございました!

ちゃんと書類整理、続けています(笑)

前回の記事をまだ読まれていない方は、こちらからお読みいただければ幸いです。
「書類整理が苦手!まずは取扱説明書をアプリと個別フォルダーで整理する」

町内会資料を種類別に仕分けする

書類整理 町内総会資料 5つW630

私が暮らしている町内では、

  • 3月の総会時にもらう資料
    (新役員名簿など)
  • 回覧板で回ってくる資料
    (町内行事や市からの連絡など)
  • 町内会新規加入や訃報の連絡用紙
  • 大役にあたった時にもらう資料と作成する資料
    (大役の年間行事予定や年度末に作成した資料の控え)
  • 広報など市からの配布物

と大きく分けると上記5種類の書類が各家庭に配布・回覧されます。

私は書類整理が苦手なので、これまでの仕分けは下記のイメージのように

書類整理 町内資料 仕分け前W630
  • 新役員名簿、回覧板控え、町内会出入りはDリングファイル
  • 担当した大役ごとに紙ファイル
  • その他資料はまとめてクリアファイル
  • 広報は市からの専用ファイル

というようにかなりザックリとした保管方法を行っていました。

ただ、さすがに20年以上暮らしていると、Dリングファイルがかさ張って重たくなり、なにかの用事で見返す時も見づらくなってきたので、前回の取扱説明書に続いて、書類整理を開始。

広報は、市からもらった専用のファイルに「1月から12月までの広報」を閉じ、毎年1月の広報が届いた時点で、過去の広報を処分してきたので、今後もこの方法を継続。

残りの広報以外の町内会に関する書類整理を進めるため、まずは町内会関係の資料を全出しして、以下のような種類別に分けました。

  • 役員名簿など
  • 回覧板控え
  • 大役資料
  • 町内会出入り書類(訃報含む)
  • 町内会その他資料

上記5つに仕分けしつつ、古い年度が一番下になるように重ねていきました。

書類整理 町内資料 仕分け後W630

「町内会出入り書類(訃報含む)」は、ノートを作り、回覧されてきた内容を古い順に記入して、用紙は処分

この「町内会出入り控えノート」は、「その他資料」に含めました。

▼町内会資料 断捨離前の量

書類整理 町内資料 断捨離前W480

▼町内会資料 断捨離後の量

書類整理 町内資料 断捨離半分にW480

断捨離後、紙の量が6割くらいに。(付箋はラベル用に文字を手書き中)

次は、この紙を具体的に整理していきます。

役員名簿の書類整理

毎年3月の総会時に全戸配布される資料として

  • 年度末会計報告資料
  • 年間行事報告書
  • 新年度役員名簿

などがあり、ホチキスでひとまとめにされた状態で渡されます。

この中で、「新年度役員名簿」一番見る回数の多い資料となるので、

まずはホチキスを外し、「新年度役員名簿」が一番上になるように変更して閉じ直し、一番上の要約は破棄

「新年度役員名簿が一番上になるように紙をめくるだけの方が簡単なのに」

と思われたかもしれませんが、それを長年やっていたら、左角だけ用紙がかさばり(小さな三角ができる)、厚みが増して保管しにくくなったので、面倒でしたが、ホチキスを閉じ直しました。

書類整理 町内総会資料01W630
書類整理 町内総会資料 矢印W630
書類整理 町内総会資料02W630

表紙を破棄したので、少し紙の量を削減できました。

「他の資料も数年で処分していいのでは?」

と思う方もいらっしゃいますよね。

実は以前、町内の方から、

「過去20年間、この回覧板が回る班で、だれがどの役をいつやったのか、がわかるような資料を作成して欲しい。」

と依頼を受けたことがありまして。(泣)

まだ引っ越してくる前の年度分もあり、手元にない資料もあったのですが、町内の人からコピーをもらって作成した経験が。

その時に長老(?)の方から

「今後もなにかあった時に見返す必要があるので、町内資料はずっと保管しておかないといけないよ」

と言われたこともあり、会計資料や行事予定表なども、大役があたった時に過去の収支を確認したい場合があるので、今の時点では表紙以外の資料は保管することにしました。

これまでの保管方法は、クリアポケットに入れてDリングファイルに閉じていたので、クリアポケット分の重みと厚みが加わり、結構なボリュームに。

▼これまで利用していたクリアポケット

書類整理 町内会 ポケットファイル W480

今回は、厚みと重さを減らしたかったので、役員名簿を10年ごとにまとめて「小分類用」クリアフォルダーに入れて保管する方法に変えました。

前回の取扱説明書の書類整理時と同じく、自宅にあったA4のノーカットラベル(はがせるタイプ)に印刷してカット。

※前回の記事⇒「書類整理が苦手!まずは取扱説明書をアプリと個別フォルダーで整理する」

▼前回のシール印刷見本

  • グレー:個別フォルダー用(中分類)
  • 白:クリアフォルダー用(小分類)
書類整理 ラベルA4W480 圧縮

ちょうど、上記画像左下に町内会資料整理で使用する「中分類用」のシールも写っています。

コクヨのPP製個別フォルダーにグレーの「総会時 役員名簿」シールを貼り、

書類整理 町内会 個別役員名簿 W480 圧縮

▼個別フォルダーに入れる「小分類用」のクリアフォルダーに「小分類用」シールを貼ります。↓(閉じている側)

書類整理 町内会 役員10年ごと01W480

▼1つのファイルに10年分ずつ入れて

書類整理 町内会 役員10年ごと02W480

▼個別フォルダーに入れた状態がこちら

書類整理 町内会 役員10年ごと03W480

以前は1年ごとにクリアポケットに入れていたので、「紙の厚み+クリアポケットの厚み」でかなり重たかったのですが、厚みも重さも減りました!

関節を痛めている私にとっては、とっても嬉しい♪

次は回覧板控えの書類整理です。

回覧板控えの書類整理

回覧板が回ってくると、内容によっては控えを取っています。

私が控えを保管している回覧板内容は、

「証拠として原本のコピーを保管しておいたほうがいい」

と判断したものです。

例えば、

  • 大役の当番表に変更があった場合の今後15年間の役員順番表
  • 祭事に関する内容変更連絡
  • 町内会費内容に関する連絡
  • 大雨時の町内独自の対策に関する連絡
  • 地域で守っているお寺や神社にかかわる内容変更連絡
  • 今後の町内行事内容変更連絡
  • 次回当番予定の大役の方の回覧(書類作成見本として)

などです。

回覧板の控えは見返す回数が多く、本の頁をめくるように保管したほうが便利なので、紙の痛みを防止するために、クリアポケットに入れてからDリングファイルに閉じて保管することに。

書類整理 町内会 Dファイル W480

以前は、もっと幅のあるDリングファイルに「回覧板控え」だけでなく、「役員名簿」と「町内会出入り書類」も閉じていたので、パンパンでかなり重く、見返し辛い状態。

今回、「回覧板控え」のみにしたので、厚みが1.5cm(約20年分)程におさまり、とても見やすくなりました♪

大役担当時の資料整理

これまでいくつか町内の大役を担当したので、当時の資料は大役ごとに紙のファイルに閉じていたのですが、今回は書類整理の見た目も整えていきたいと思い、保管方法を変更しました。

具体的には

  • 大役ごとに「どっさり個別フォルダー」に保管(小分類)する

という方法です。

大役の中の更に大役にあたった時は、年間行事関係の資料とは別に、

  • 「各行事前の回覧板を複数作成」
  • 「年度末の会計報告書の作成」
  • 「大役引継事項資料の作成」

など、自分で作成しなければならない資料が沢山あるので、大役ごとに「小分類の中の小分類」として、クリアフォルダーに入れ、

  • 役員年間行事書類
  • 大役担当時に作成する書類

の2種類を年度ごとに分け、それを「どっさり個別フォルダー」に入れました。

文字だけではわかりにくいので、大役担当時の書類整理方法を画像で具体的にご紹介します。

あっ!なぜ、終わった大役の資料を取っておくのか不思議に思った方もいらっしゃるかもしれませんが、

  • 次に大役になった方から質問されたり
  • 作成した資料のデータをコピーさせて欲しいと言われたり
  • 数年経ってから、大役時の資料をまだ持っているか聞かれたり

ということが、何度かあるので、当番が終わってからも保管するようにしました。

大役担当時の書類整理の一例として、宮総代を2年間担当した時の書類を例にあげてみました。(1年目:副会計、2年目:会計)

クリアフォルダーに年度ごと・種類別のシールを貼って入れる

書類整理 町内会 クリア01 W480

どっさり個別フォルダーに大役名シールを貼って、1つの大役書類をまとめて入れる

書類整理 町内会 どっさり04 W480

▼最後はコクヨのPP製個別フォルダーに入れる

書類整理 町内会 どっさり05 W480

ちなみに「どっさり個別フォルダー」はマチがあり、1cmほど開きます。

「どっさり個別フォルダー」マチ部分拡大画像

書類整理 町内会 どっさり01 W480
書類整理 町内会 どっさり02 W480

残るは、その他資料の整理です!

町内会その他の資料整理と最終完成画像

ここまで「町内会出入り書類はノートに記入」して紙は処分し、「役員名簿」「回覧板控え」「大役資料」の整理まで終わりました。

あとは町内会で配布されたその他資料の整理のみ!

残っているものは少ないので、単純に「小分類用」のクリアフォルダーに入れ、他と同じ様に白いシールを貼って終わりにしました。

分類したのは

  • 同じ班の人の電話番号一覧
    (町内会出入りの控えノートも一緒に保管)
  • 防災関係・地図
    (市から配布された防災マップや防災資料、町内地図など)
  • 町内規約

の3つです。

ようやく町内会資料の整理が終了!

約20年の書類整理は、さすがに疲れました~(^_^;)

町内会資料整理の完成形写真はこちら↓

書類整理 町内会 完成W480

町内会の資料は、今後しばらくは増えていく予定なので、少しゆとりのある状態にしました。

まとめ:町内会資料は後から見返しがしやすいように整理しよう

町内会の資料は、地域によって異なる部分もあるかと思いますが、長年暮らしていると、かなりの量になっていくので、整理するのがかなり大変になりますよね。

我が家も今回の書類整理で、やっと町内会関係の資料が見やすくなりました。

今は、暮らしとお金の書類整理に取り組み中です。

今回は、今までになく気合が入っているので、家中の書類整理が終われるよう、またブログ等で報告していきます。

あまりにも報告がない場合は、前回同様

「ころゆりさん、ちゃんと書類整理続けてる?」

とTwitter等で叱咤激励コメントなどをいただけると励みになりますので、ぜひよろしくお願いいたします。(笑)
m(_ _)m

この記事が、町内会の書類整理方法に迷っていた方にとって、少しでもお役に立つことができれば幸いです。最後までお読みいただきありがとうございました!

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他にも、住宅・節約・片付け・レビュー記事なども書いています。お時間があれば、こちらもあわせてお読みいただけると嬉しいです♪

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ABOUT ME
ころゆり
年の離れた夫とのセカンドライフに向けて生活のダウンサイジングを実践中。 ブログでは、長年暮らしている注文住宅のことや心にゆとりを持ったシンプルなセカンドライフを目指して取り組んでいる「生活&家計」改善、片付け(老前整理)、商品レビュー、日々の暮らしなどについてご紹介しています。
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